「疑惑の文書不存在」の頻発
最近、情報公開が求められる問題について「文書がない」として言い逃れようとする事案が立て続けに起こっている。
都の豊洲移転問題、文科省等の森友学園、加計学園の問題では経過に関する文書などがないとされていて事実が不透明のままであるし、ほかにも国の関係ではPKO日報問題(文書を廃棄ずみとして不存在と言い張っていた)、内閣法制局想定問答問題(当初は廃棄による物理的不存在、その後は行政文書にあたらないとして不存在を主張)といった具合である。
しかしこの問題は、今に始まったことではなく、特定の官庁固有の問題でもない。
総務省の「行政機関情報公開法の施行の状況について」によれば、2015年度で開示請求に対し一部又は全部を不開示としたものうち行政文書不存在を理由に全部又は一部を不開示としたものは3,115件に上る(14年度は2,427件、13年度は2,380件)。
また同省の「情報公開・個人情報保護審査会の活動概況」によれば、2015年度の答申1021件中、不存在事件が208件(14年度は116件、13年度は84件)、文書の特定を争う事件が51件(14年度は61件、13年度は42件)あり、増加傾向にある。
オンブズ会員のなかでも、地方自治体で情報公開請求をして納得のいかない「不存在」決定をされた経験のある方は少なくないだろう。
答申調査からわかったこと
日弁連は今秋の人権擁護大会の際に行うシンポジウムの一つである「情報は誰のもの?〜監視社会と情報公開を考える〜」で、情報公開と個人情報保護をめぐる問題を幅広く取り上げる(目玉は元米国国家安全保障局職員で世界的な大量情報収集活動をしていたことを内部告発したスノーデン氏をインターネット経由でゲスト参加いただくことである)。
情報公開の分野では、情報公開の抜け道としての文書不存在の問題とその対策としての公文書管理制度について取上げる。このシンポジウムは10月5日午後に滋賀県大津市で開催される。
このシンポには私も実行委員として関わっているが、その準備として文書不存在の問題状況を探るために、国と一部の地方自治体の情報公開等の審査会の答申を調査し、不存在不開示(文書の特定不足も含む)事案について、問題点を指摘した答申を集約した。
神奈川県弁護士会ではこれと連動して、県内の主な自治体の審査会の答申を調査した。
その結果、県内自治体の審査会でも多くの答申で問題が指摘されていることが明らかになった。
文書の作成・取得については、作成すべき文書を作成せず、取得すべき文書を取得しない結果、説明責任を果たしていない事例がある。
例えば、議事録等行政の意思決定過程にかかわる文書が作成されていない。
その他行政の適正な遂行上あるいは後日の説明責任を果たすために当然作成すべき文書が存在しない。
また、行政文書でなく個人のメモとして扱うことで情報公開の対象から外れてしまう(外してしまう)傾向もある。
公金や公有財産にかかわるものであるにもかかわらず、重要な文書を取得していない例もある。
文書の管理については、存在すべき文書が行方不明になってしまった例、行政文書の範囲を狭く解釈して行政文書に当らないとして管理の手続きや保存期間の適用をせず、そのために、公開請求があっても文書特定ができなかったり、早期に廃棄されていたりする事例がある。
文書の廃棄についてはほかに、保存期間を形式的に適用して保存しておくべき文書を廃棄したり、開示をめぐって係争中の場合は当該文書を保管しておくべきであるのに廃棄した例がある。
公文書管理制度の必要性
今回の答申調査は網羅的なものではなく、また、情報公開請求がされ、不服申し立てがされる中で審査会が特に問題として取り上げたことで表面化したものに過ぎず、氷山の一角であろう。答申で指摘がされた自治体では問題点が顕在化したが、実際には問題が隠されたままのところの方が深刻である。
また、審査会は不存在について今後の運用の改善を求めることはできても、当該事案での救済は困難なことが多い。
本来、日常的な文書の作成、管理のルールが確立していることが重要である。
国レベルでは公文書の発生から現用を過ぎた後の保管までを規律し、現用でなくなったものも歴史的公文書等として保管し利用請求権を認める公文書管理法が成立しているのに、地方自治体では、同様の公文書管理条例はほとんど存在していない。
これでは、情報公開制度の適正な運用、換言すれば知る権利の保障の前提条件が成り立っていないと言わざるを得ない。
そこで、シンポジウムの基調報告書では、条例制定などによる公文書管理制度の確立を強く提唱する予定である。
ところで、神奈川県弁護士会では、人権大会に向けてのプレシンポジウムとして、上記の県内自治体調査を報告し(ここではざっくりとした紹介しかできなかったが、具体的にどこの自治体の審査会がどのような事案で述べたかを報告)、また、地方自治体における公文書管理制度の在り方についてこの分野を専門とする研究者に問題提起をしていただき、県内の自治体の公文書管理制度への取り組みを促すためのプレシンポジウムを下記のとおり行うこととなった。
公文書管理制度は市民にとっては縁遠い印象もあるが、行政の透明化のためには大変重要なものなので、ぜひオンブズマンからも多くの皆さんにご参加いただきたい。
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プレシンポジウム 「情報公開と公文書管理」(仮題)
主催 神奈川県弁護士会
日時 2017年9月15日(金)午後3時から5時
場所 横浜市開港記念会館 2階7号室
入場無料
内容 報告「県内情報公開審査会等の答申から見る公文書管理の問題点」
弁護士 森田 明
講演「地方自治体における公文書管理の必要性と方策」(仮題) 東洋大学法学部教授 早川 和宏
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